Luminous Tale.

過去よりも未来よりも「現在」を幸せに生きるために。今ここにある日常を輝かせるための“魔法”をお届け。旧「月光の狭間」。

*

個人的タスク管理三種の神器を紹介してみる(1)クラウドアウトライナー編

      2018/04/12

この記事の所要時間: 1120

どうも、執筆環境をWorkflowyに戻して俄然執筆意欲が増している怜香@Ray_mnzkです。

いやー、メルマガでは以前お話ししたんですが、ポメラDM200の同期(ポメラSync)のあまりの遅さと不便さにいい加減嫌気が差してしまいましてね。

同期に数分もかかるとか勝手にファイル増殖しているとかもう無理だ!無駄に時間がかかりすぎる!

ってことでWorkflowyに戻しましてね。やっぱりこっちの方がやりやすいというか、エディタ風の見た目に変えたこともあって、捗っています(これまた記事にしたい)。

というわけで、かなり前から書いてきていた長文記事を、ようやくお披露目できるようになりました。3記事連載の、まずはひとつめです。

それではどうぞ!

Sponsored Link

3つのツールを駆使したタスク管理

私は現在、タスク管理には複数のツールを使っています。

かつてはひとつのツールだけで運用しようとしていましたが、どうもうまくいきませんでした。「ここはこうなっていてほしい」という個人的な願望を全て満たすツールって、まああるわけないんですよね。

色々なツール、色々なやり方を試した結果、今は3つのツールを併用しています。クラウドアウトライナーバレットジャーナル、そしてTaskChute Cloudです。

それぞれ持たせている役割が異なっているので、全3回に分けて解説していきますね。

今回は、クラウドアウトライナーのお話です。

仕事のタスクはクラウドアウトライナーに

あえてクラウドアウトライナーでタスク管理

まず仕事では、タスク管理にクラウドアウトライナーを使っています。既存のタスク管理ツールではなく、です。

以前はクラウドアウトライナーとしてWorkflowyを使っていましたが、今はDynalistにしています。その理由は後ほど。

常にタスクリストを表示しておけばタスク実行を忘れない

仕事中は常にPCの前に座っているので、PCでタスクリストを表示しておけば、常にタスクを確認することが可能になります。これならタスクの実行漏れを防げます。タスク実行漏れの一番の原因は、タスクリストの確認を忘れてしまうことですからね。

また、常にタスクリストを表示しておくことで、タスク発生時にもすぐさま書き留めることができるようになります。その場で書き込まないと忘れてしまいますから。

WorkflowyにしてもDynalistにしても、スマホでも使えますから、PCから離れている時にタスクが発生しても忘れずにタスク登録しておけます。書いていなかったから忘れてしまった、という事態を防ぐことができるわけです。

Todoistだと微妙に不便だった

しかし、上記のことは既存のタスク管理ツールでも同様に可能なことです。実際、私も最初はTodoistをタスク管理ツールとして活用していました。この頃はまだ、プライベートのタスクも登録していましたね。

そこそこ使い込んでいたこともあり、このブログでもTodoistに関する記事を書いたことがありました。例えばこれとか。

ですが、しばらくして使わなくなってしまって。確かWorkflowyに出会った時に、その使いやすさに惹かれてTodoistから離れていったような気がしています。

あとはタスクの使いまわしがしづらかったのも、使わなくなった理由のひとつだったと記憶しています。PCを使わないとタスクリストの使い回しができなくて不便だったのです。

以下の記事で紹介している「テンプレート」と呼ばれる機能を用いればタスクの使い回しが可能になるのですが、これがPCでしか使えないのですよね(今でもそうなのだろうか)。

Workflowyでタスク管理をやるようになった、が……

抜群に使い心地がよかったWorkflowy

Workflowyに出会ってから、あらゆる文字情報をWorkflowyで管理するようになりました。タスク管理も、ブログ執筆も、Workflowyでやるようになったのです。

なにせ操作感がすごく良く、動作も同期もとても早いですから、ストレス無く書き込みができるんですよね。

有志の皆さんによる様々な機能拡張系ブックマークレットや、MemoFlowyHandyFlowyという使い勝手の良いアプリがあったことも、がっつり使い込む要因になりました。

MemoFlowy

無料
(2018.04.08時点)
posted with ポチレバ
HandyFlowy

無料
(2018.04.08時点)
posted with ポチレバ

だから、Workflowyに関する記事もいろいろと書きました。これが最初の紹介記事ですね。

Workflowyでさくさくタスク管理が可能に

Workflowyはアウトライナーですから、箇条書きリストの階層化はお手の物です。これはつまり、タスク管理ではサブタスクを作成しやすくなるということです(ブログ執筆では見出しの作成がしやすくなります)。

また並び替えも簡単ですから、タスク実行順を決めるのも、並び順で優先順位を意識させることも可能になります(執筆においては文章構成の見直しに大活躍でしたね)。リストまるごとコピーもできますから、使いまわしだって容易です。

さらにWorkflowyではリスト項目(トピック)を完了状態にすることができますから、「タスクを完了させたらチェックを入れる」という、タスクリスト運用に必須ともいえる操作も問題なく出来ます。

そんなわけで、しばらくの間はWorkflowyでタスク管理をする状態が続きました。

Workflowyでは期日設定が出来ない

ただ、Workflowyでのタスク管理ではひとつ大きな問題点がありました。

期日管理がやりづらいのです。

Workflowyには、今日の日付を入力すれば目立つようにハイライト表示してくれる、といった仕組みはありません。カレンダーから日付を選べばその日付が入力された項目をリストアップしてくれるなんて機能もないのです。

日付を入力しても、ただの文字列と同じようにしか扱ってくれないわけです。

工夫すれば期日管理はできなくもなかったが……

これが、Workflowyでタスク管理する上で最大と言ってもいいぐらいネックになることでした。

タグとして日付を入力すれば、日付でタスクを絞り込むことはできます。ですが、それでは今日のタスクを表示させるのに、毎日今日の日付で絞り込み作業をしなければなりません。それはあまりにも面倒ですし、やり忘れることも多くなります。

その点はやはり、一般的なタスク管理ツールを使う方が便利なわけです。それを思い知っても、Workflowyの操作性に惚れ込んでいた私は、タスク管理ツールに戻る気にはなれなかったのですけどね。

Dynalistでタスク管理をするように

転機となったDynalistとの出会い

そんなこんなでだんだんWorkflowyでのタスク管理に飽きていき、ほとんど破綻しつつあった頃、Dynalistというクラウドアウトライナーに出会いました。

これは操作感はWorkflowyに非常に良く似ていますが、フォルダ管理ができたり、移動先を指定してトピック移動ができたりと、Workflowyにはない機能も多数ついています。

それに何より、月ごとに使えるトピック数に制限があるWorkflowyとは違って、Dynalistは無料でもトピック使用可能数に上限がありません。気兼ねなく書き込みしまくれるわけです。

過去にこのブログでも、Dynalistの機能については解説しましたね。

ちなみにこのDynalistにも、前述のMemoflowyのような便利アプリ「Dynawrite」が存在しています。

Dynawrite

無料
(2018.04.08時点)
posted with ポチレバ

Dynalistなら期日管理も出来る

さて、Dynalistの数々の機能の中でタスク管理に非常に便利だったのが、簡易的な期日設定が可能であることでした。

Dynalistでは、特定の書式で日付を入力すれば、通常の文字列とは異なる目立つ表示をしてくれます。当日になれば、日付部分が赤くハイライトされるようにも設定できます。

これはつまり、タスクを記したトピックに日付を入力しておけば、タスクリストに並ぶ多数のタスクのうち、毎日その日実行すべきタスクがどれか分かるようになるということです。日付部分が赤くなっているタスクが「今日のタスク」ということになりますから。

今日のタスクがどれなのか分かれば、それらを集めて「今日のタスクリスト」を作ることが簡単にできるようになります。いちいち手動で日付の絞込みをする必要はありません。

ここに至ってようやく、アウトライナーを使ってストレスなくタスク管理をすることが可能になったわけです。

タスクをそのまま作業ログにできる

さらに、Dynalistにはトピックを任意の別のトピック下に一発移動させることができる「Move Item」という機能があります。

これが何に役立つかというと、完了した仕事タスクの作業ログ化です。

タスクリスト内に今日の日付を記したトピックを作り、今日完了させた仕事タスクをその下にぶら下げます。あとは日付トピックを、「Move Item」機能で作業ログ用トピックに移動させるだけです。完了させたタスクがそのまま作業ログに変身します。

タスクリストからその日完了したタスクを一掃できると同時に、作業ログとして別途保管することもできるので、後々「あの日何の作業してたっけ」と思った時にも簡単に確認できます。

上司に「あの作業いつやった?」と聞かれた時も、作業ログ用トピック内で検索すれば、いつやったか答えることができるんですよね。いざという時に頼りになります。

プライベートタスク管理時の思わぬ罠

スマホだけではプライベートタスクの確認をやらなくなることに気づく

そんなわけで、仕事タスクの管理をクラウドアウトライナー(Dynalist)で行うことで、タスクの実行漏れもなくなり、仕事も捗るようになりました。

それで味を占めたこともあり、当初はプライベートのタスクもすべてDynalistで管理するようになりました。

しかし、今では仕事のタスクのみを管理しています。プライベートタスクの管理は、別のツールでやるようになりました。

というのも、プライベートの場面ではPCの前にいることはほとんどないため、スマホでDynalistを開きタスクを確認することになります。

しかし、これが意外とうまくいかないんですよね。スマホを手にすると、どうしてもTwitterを見たりゲームをしたりと、Dynalistを開く前に他のことをしてしまい、タスクリストを見ることが少なくなってしまうのです。

タスクリスト未確認によるプライベートタスク実行漏れを防ぐには?

結局Dynalistによるタスク管理だけだと、仕事以外のプライベートな場面ではタスクリストを確認する機会が少なくなり、タスクの実行漏れが生じることになりました。

そのことから、プライベートのタスクは、別の方法で管理することを考えるようになりました。

スマホを使うのでは、どんなアプリを使おうが同じ事です。スマホには誘惑が多すぎます。だから、スマホに頼らない方法でなければなりません。

……そう、アナログです。アナログへの回帰です。

というわけで次回は、アナログなタスク管理(もできる)ツール、バレットジャーナルのお話です。

【2018/04/12追記】

この記事の続きにあたる、連載第2回ならびに最終回の記事も投稿いたしました。よろしければ是非ご覧下さいませ。

今日のあとがき

以上、個人的タスク管理三種の神器シリーズ、クラウドアウトライナー編でした!

これ、最初に思いついたのいつでしたっけ。2月のうちから構想はあった気がしています。時間が経ちすぎてもう忘れてしまいました。

3月に入りnoteを始めたこともあって、執筆意欲は俄然増していて。だから平日でも仕事の合間に書くなんてことを始めました。おかげで執筆ペースすごい上がっています。それでもこんな更新頻度ですけども。

それにしても、三種の神器だなんて我ながらよくこんなネーミングしたもんだなと思います。平凡なくせにカッコつけている。でも妙に気に入っています。不思議ですね。

さて、このシリーズはあと2回続きますよ。よろしければ、続きも是非お読みくださいませ。

それでは、今回はこのあたりで。

 - タスク管理, iPhoneアプリ, Webツール , , , , ,

Sponsored Link
Sponsored Link

  関連記事

遊びにさえもタスク管理って使えるのね
この記事の所要時間: 455

この記事の所要時間: 約 4分55秒 今日職場にて上司曰く、 「今年は暖冬らしいよ」 ……いや、どこが。 って言いたくなるぐらい寒いです。夏生まれなせいか異様に寒がりな私には既に耐えられないレベル。と …

Evernote Scannableが便利なようで便利じゃなかった
この記事の所要時間: 418

この記事の所要時間: 約 4分18秒 昨日捻挫した右足首は相変わらず痛いですが、湿布巻いておいたおかげで大きく腫れたりはせずに済んでいる私です。職場の常備薬ボックスに湿布入っててよかったよ…… 最近や …

タスク登録時にメモを残して、やる気の起きないタスクがタスクリストに残りっぱなしにならないようにしよう!
この記事の所要時間: 1034

タスク管理をしていると、やがて実行されないままになっているタスクが溜まってきてしまい、タスクリストがうまく機能しなくなって使うのを辞めてしまう危険性が出てくる。今回は、それを回避し、ストレス無くタスク管理をしていくためのちょっとしたコツをご紹介する。

たすくま一筋だった私がもう一つ「タスク管理ツール」(Todoist)を導入した理由
この記事の所要時間: 830

この記事の所要時間: 約 8分30秒 ようやくアークスフィアのメインであるエルフが30レベに到達した怜香@Ray_mnzkです。ちょうど2週間かかったのか、長かったような短かったような。 一応これで今 …

Todoistの「ウインドウがポップアウトします」が何気にとても便利だった
この記事の所要時間: 414

この記事の所要時間: 約 4分14秒 ようやく仕事の忙しさが落ち着いてきた怜香@Ray_mnzkです。やっと一息つけて、ふと思えばまだ木曜日で、なんだか今週は一週間が長いなぁ、なんて思っていたりします …

Evernote整理アプリ「Zen」がついにタグ付与できるようになった!!
この記事の所要時間: 415

この記事の所要時間: 約 4分15秒 常にEvernoteのWeb Inboxがごった返している怜香です。そう整理できない人。 今日はブログのカスタマイズの話をしようと思っていたのですが、急遽変えるこ …

「Evernote Scannable」がついに名刺誤認識を修正できるようになったよ!
この記事の所要時間: 459

この記事の所要時間: 約 4分59秒 今日も仕事がごった返していてふらふらになりかかってた怜香@Ray_mnzkです。珍しく最近多忙の日々ですorz 自分のペースで仕事が出来ている時はいいのですが、割 …

「するぷろX」メジャーアップデートきました!!長文書きに嬉しい新機能満載!!
この記事の所要時間: 100

6月4日、モブロガー必携のブログ執筆アプリ「するぷろX」が初のメジャーアップデートを果たした。これまでにないほど数多くの新機能が搭載されたので、早速ご紹介する。

CSSのお試し・勉強に!ブラウザ上でCSSを扱える「CSS Desk」
この記事の所要時間: 545

ブラウザ上でCSSを試すことができるWebツール「CSS Desk」。登録・ログイン不要ですぐさま使え、記述したCSSがリアルタイムでプレビューできる便利さをもったこのツールをご紹介する。

唐突にApple Watchが欲しくなったので買ってみた。購入に至った理由を語ってみる
この記事の所要時間: 927

2019年8月下旬、最新版発売を間近に控えたタイミングであえてApple Watchの購入に踏み切った。それまで購入する気はなかったというのに何故突然購入を決めたのか、その理由をまずは語ってみる。

Message

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA