Luminous Tale.

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タスクの「レシピ」を作ろう ~面倒なタスクもやる気になれる!~

      2015/02/22

この記事の所要時間: 644


Pixabayより)

仕事で連絡待ちとなった案件の返事が三日経っても来なくてやきもきしまくっていた怜香@Ray_mnzkです。〆切は週明け月曜だというのに、半分ぐらい進んだところでもう数日間も停滞せざるを得なくなっているこのもどかしさorz
一応今日相手先には催促の連絡入れたものの、最終的な返事は週明け月曜になるかもと言われ……途方に暮れています。それ〆切当日だってば!orz
こういう時どうするのが一番なんでしょうね……。まだまだこういう事態への対応は不慣れな私です。

さて、昨日に引き続きタスク管理のお話をしようと思います。
再び、たすくまとTodoist(をはじめとするタスク管理ツール)を活用していきます。

 

目次

 ・とっつきにくいタスクに取り掛かりやすくするには?
 ・タスクを「レシピ」化する
 ・たすくまやTodoistに「レシピ」を登録してみる
 ・「レシピ」を「たすくま」に登録する時の問題点
 ・レシピ化は「やる気が起きない」タスクをやる気にさせてくれる魔法!
 ・今日のあとがき
 

とっつきにくいタスクに取り掛かりやすくするには?

私たちが日々取り組むタスクには、色々なものがあります。
3分で終わる簡単なものから、数時間はかかりそうな厄介なものまで。
その中には、どうにも手を付ける気になれない、とっつきにくいタスクもありますよね。「今日やるリスト」に放り込んだものの、なかなかやる気になれなくて、結局手を付けられず翌日送りになるタスクが。
でも、たとえどんなに気が進まなくても、やらなきゃいけない時がある……

そんなとっつきにくいタスクを、少しばかりとっつきやすくできる方法があります。
これでもかってほど事細かに、そのタスクの手順を書き出しておくのです。

以下の記事に、この方法についての分かりやすい紹介があります。

妻子持ちサラリーマンの「やりたくないタスク」への工夫 | シゴタノ!

タスクを「レシピ」化する

この「タスクの手順を事細かに書き出す」ことについてですが、「料理のレシピ」をイメージすると分かりやすいかと思います。

料理のレシピって、材料を切るところから始まり、炒めたり、煮たり、焼いたりと、その料理を完成させるまでの手順が事細かに書かれています。どの食材をどのように切るのか、何をどれだけ炒めればいいのか、調味料はどれをどのくらい入れればいいのかなど、至れり尽くせりというレベルで細かく記載されています。

これと同じような「レシピ」を、タスクに対しても作るのです。

たとえば、「洗濯をする」というタスクなら、こうなるでしょう。

  1. 洗濯物を洗濯機の中に入れる
  2. 洗濯機の電源を入れる
  3. 洗い・すすぎ・脱水の設定をする
  4. 洗剤・柔軟剤を入れる
  5. スタートボタンを押す
  6. 洗濯終了のアラームが鳴るまで待つ
  7. 洗濯物を洗濯機から取り出す
  8. ハンガーにかけるなどして干す

「こんなに細かく分けなくても!」って思われるかもしれません。
しかし、ただ「洗濯をする」と書いてあるだけでは、洗濯をしなければならない時になっても「なんだか面倒だなあ……」と思ってしまう時があるかと思います。
ですが、最初に「洗濯物を洗濯機の中に入れる」だけなら、(大体の洗濯物はあらかじめ洗濯機の中に入っているでしょうし)数分もあれば終わります。これなら、いまいちやる気の起こらない時でも「それぐらいならやれるかな」と思えるでしょう。
そうして最初の手順に手を付けてしまえば、その後は案外次の手順に取り掛かっていけるものです。何事も最初の取っ掛かりが一番面倒なのです

たすくまやTodoistに「レシピ」を登録してみる

それでは、実際にタスクの「レシピ」をどう扱うか見てみましょう。

タスクの「レシピ」は、言うまでもなくそのタスクに紐づいています。ですから、「レシピ」は当該タスクのサブタスクとして登録しておくのが理想です。

「たすくま」なら、タスクごとに個別のチェックリストが用意されています。ですから、チェックリストの項目として「レシピ」を入力しておくとよいでしょう。
「たすくま」のチェックリストは、チェックをつけると自動的にそのタスクのメモ欄に内容が転記されます。レシピ項目の実行記録にもなりますね。
Taskuma — TaskChute for iPhone — 記録からはじめるタスク管理
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

一方の「Todoist」なら、サブタスクを作ることが出来ます。メインにしたいタスクのすぐ下に登録して、右方向インデントのアイコンを押せばサブタスクになります。

「たすくま」のチェックリストの場合とは異なり、サブタスクのみを「今日やることリスト」に入れることもできる点がいいですね。
Todoist:やるべきことリスト|タスクリスト
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

「レシピ」を「たすくま」に登録する時の問題点

タスクの「レシピ」を「たすくま」に登録する場合、少しばかり問題が生じてきます。

先ほど「タスクのチェックリストに登録する」とお話ししましたが、この方法だとサブタスクの一部のみを実行する場合、若干融通が利きにくくなります
サブタスクひとつをこなすにしても、(そのサブタスクの記載されたチェックリストがついている)メインとなるタスクを引っ張ってくる必要があるからです。実行したいサブタスクに合わせて、見積時間を都度変更する必要も出てくるでしょう。

それならばサブタスク一つ一つを通常のタスクとして登録したらいいじゃないか、となるでしょう。
これなら確かにサブタスクの扱いはしやすくなります。先ほどの記事に示されていたような「サブタスクの適切な配置」もしやすくなります。
ただ、このようにサブタスクをそれぞれ通常のタスクとして登録していくと、「レシピ」の数が増えていった時に、細かいタスクが膨大に作成されることになります。
単発のタスクであればそこまで問題にはならないでしょうが、リピートタスクの「レシピ」についてこのように登録していった場合は大変です。リピートタスクが様々なタスクのサブタスクであふれかえってしまいます。「これ、どのタスクのサブタスクだっけ……?」となってしまいかねません。
対策としては、タスク名登録の際に「メインとなるタスクの名前」も書き添えておくことが挙げられます。「洗濯:洗剤を入れる」といった感じですね。

「たすくま」が、親タスクに対して子タスクを紐づけられるようになったら便利なのですけどね……。リピートタスクとして引っ張り出したい時に、サブタスクを一つずつ拾い出してくるのはあまりに大変な作業になりますから。

レシピ化は「やる気が起きない」タスクをやる気にさせてくれる魔法!

いかがでしたでしょうか。
タスクを「面倒くさい」と思うのは、実際にそのタスクを完了させるまでに踏むべき手順が曖昧になっている(頭でなんとなくイメージできている程度)ために、妙に厄介そうな印象を持ってしまうからだと思っています。
だから、具体的に「ああして、こうして、こうする」という細かい手順が明示されていると、「この一つ一つなら簡単そうだし出来そうだ」という気分になれるのです。重い腰を上げるきっかけになってくれます。
最初にレシピ化する時だけは少し手間がかかりますが、どんな気分の時でも「やるべきタスク」にすんなり取り掛かれる手助けになりますし、タスクの「レシピ化」してみてはいかがでしょうか。

今日のあとがき

というわけで、「面倒そうなタスクを細かなタスクに分解する」という話を「タスクのレシピ化」と銘打ってお話してみました。
何気にこれは以前記事にした「業務引継書を作る」というお話にも通じるところがあります。「手順を記しておく」点では同じですからね。
私も非常に面倒くさがりで、やる気の起きないタスクもあったりしますし、手の空いたときに「レシピ化」しておこうかなと思います!

 - タスク管理 ,

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