Luminous Tale.

過去よりも未来よりも「現在」を幸せに生きるために。今ここにある日常を輝かせるための“魔法”をお届け。旧「月光の狭間」。

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個人的タスク管理三種の神器を紹介してみる(2)バレットジャーナル編

      2018/04/12

この記事の所要時間: 1037

どうも、最近妙に上機嫌な怜香@Ray_mnzkです。

いやー、なんででしょうね。妙に機嫌が良いですね。

ちゃんと睡眠取っているわけでもなく、宝塚観まくってるわけでもなく。寝る時間はいつもと同じだし、宝塚で忙しくなるのは花組博多座&バウ公演始まる5月ですからね。

まあ、どんな理由にせよ、機嫌が良いのはよいことですね。このままを保ちたいです。

さて、前振りはこれぐらいにして、前回の続きといきましょう。個人的タスク管理三種の神器、ふたつめです!

ちなみに前回はこちら。未読の方は是非あわせてご覧くださいますと幸いです。

それではどうぞ!

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続・3つのツールを駆使したタスク管理

私は現在、クラウドアウトライナーバレットジャーナル、そしてTaskChute Cloudという3つのツールを併用してタスク管理を行っています。

前回は、仕事タスクを管理するツールとしてクラウドアウトライナー(Workflowy・Dynalist)をご紹介しました。

今回はその続編、バレットジャーナルのお話です。

プライベートのタスクはバレットジャーナルに

バレットジャーナルでもタスク管理をするように

クラウドアウトライナーによる仕事タスクの管理が軌道に乗った後、プライベートのタスクも同様にDynalistで管理していたのですが、やがてバレットジャーナルで管理するようになりました。

前回の記事でもお話ししましたが、スマホでタスクを確認するのって意外と忘れるんですよ。SNSやゲームとかの誘惑が多すぎて、ついタスクリストを見ずにそちらにいってしまうのです。

なので、そういった誘惑を振り払うためにも、いっそアナログに戻してみるか、と思ったわけです。

バレットジャーナルとは

バレットジャーナルとは、ただのノートを使った手帳術のこと。自分でカレンダーなどを書き込み、キーと呼ばれる記号を駆使して、予定やタスク、メモなどを箇条書きで記録していきます。

一冊の好きなノートを使い、自分が一番使いやすい形の手帳に仕上げられること、予定もタスクもメモも全部詰め込めることなどが魅力といえます。

これもまた、以前ブログで紹介しましたね。

ちなみに私は予定やタスクの管理だけでなく、週次レビューもバレットジャーナルで行うようになりました。かつてEvernoteやWorkflowyでやってみてちっとも続かなかった週次レビューも、今のところうまく続けられています。

手書きは面倒なはずなのに何故タスク管理が捗るのか

面倒なはずなのに続いているバレットジャーナル

実は生まれてこの方手帳なんて1ヶ月どころか数日も続いたことない私ですが、バレットジャーナルは半年近く続いています。不思議なことに。

手書きであり、かつ毎日のようにタスクなどを転記しなければならないという手間暇かかる手帳術であるにも関わらず、不思議と面倒くさがることなく続けられているのです(翌月分のセットアップとか、手書き作業に疲れることはありますが)。

時間と手間のかかり具合、そして自分の面倒くさがり度合いを考えたら、いかにも即刻挫折するような気がしてならないのに、です。

転記の面倒さがタスクの実行を後押ししていた

挫折しなかった理由。それはひとえに、「タスクの実行漏れが限りなく少なくなったから」でした。

バレットジャーナルでは、その日のうちに実行できなかったタスクは、翌日のデイリーログやマンスリーログ、フューチャーログに必ず転記しておかなければなりません。はっきり言ってめちゃくちゃ面倒です。

しかし面白いことに、この面倒くささこそが、逆に当日中のタスク実行を後押ししてくれるのです。

今日やっておかなければ、またこのタスクを書き写さなければならなくなる。そんな面倒なことをするぐらいなら、今やってしまおう。そうすればもう書き写さなくて済む。……そういう風に、思考が誘導されるのです。

毎日のタスク転記ルールさえ守っていれば、タスク未実行のまま過去のページに埋もれてしまうということはほぼなくなります

転記を繰り返すことでタスクの存在を思い出しやすくなる

また、何度も同じタスクについて書くと、記憶にも残りやすくなります。先送りで何度もタスク転記を繰り返すと、どんどん記憶に染みついていくんですよね。タスクの存在が。

その結果、タスクを思い出しやすくなり、実行を促されることに繋がっていきます。ふとした折に「そうだあのタスクまだだったな」と思い出せる。やっておこうと思える可能性が上がります。

そうなった時にバレットジャーナルを開く習慣もつけば、さらにタスク実行可能性が上がりますね。書かれたタスクを実際に目にすることになりますから。

転記ルールを守ることが肝要

いずれにせよ、バレットジャーナルがタスク管理ツールとして機能するためには、毎日転記ルールを守る必要があります。そうでなければ、未実行のタスクは過去のページに埋もれたまま忘れ去られてしまうだけです。

この転記ルールを毎日守っていけるかが、バレットジャーナルをタスク管理ツールとして使っていけるかの分かれ目になるかもしれません。このあたりは個人差があるかと思います。

アナログ管理だからこその意外なメリット

アナログ管理だからこそ、タスク放置もなくなるし整理も捗る

前述の通り、アナログでのタスク管理は一見(そして実際)非常に面倒です。しかし、その面倒さがあるからこそ破綻しづらいともいえます。

デジタルでの管理ならば、もし未実行のままタスクが放置されていても、いつまでもタスクリストに残り続けます。何もしないというだけで延々と先送りができてしまうのです。

だから「いつ作ったのかも分からないタスクが実行されないままタスクリストに居座り続ける」という事態が発生しやすくなります。これが数多く溜まってくると、タスクリストが破綻することになってしまうのです。

しかしバレットジャーナルでアナログ管理すると、未実行タスクはしかるべきページに手動で転記しなければならないことになります。実はこの作業こそが「タスクリストの整理」なのです。

さらに、その面倒さを回避したいという思いから、自然と未実行タスクに手をつけたり、実行すべきタスクの取捨選択をして、転記の手間を減らすように行動するようになるでしょう。

面倒を避けるための行動が、タスクリストの定期的な見直しと整理に繋がっていくわけです。

アナログでもリマインド可能な仕組みがある

また、アナログでありながら、実行日がまだ先のタスクを「その時点では忘れられるが、期日が近づいたらきちんと思い出せる」仕組みが用意されていることも大きいです。

バレットジャーナルでは、先日付のタスクを作った場合、実行日が当月であれば「マンスリーログ」に、次月以降であれば「フューチャーログ」に転記することになっています。

そして、実行日前日になったら、翌日(=実行日当日)のデイリーログに転記するのです。

つまりこの転記ルールさえきちんと守っていれば、先日付のタスクを作っておいたとしても、実行日前日まではそのタスクの存在を忘れることが出来るし、かつ前日にはきちんと思い出すことができるというわけです。

これはほぼ、デジタルのリマインダーと近い効果ではないでしょうか。通知こそ飛んできませんが、転記ルールに従うだけで自動的に思い出せるようになるのですから。

ノートを手に取れない時はどうするか?

ノートを取り出せない時ほど何かと思いつくもの

タスクに限らず、思いついたことは何でもメモすることが推奨されています。なにせ、何事もメモしなければ忘れてしまうこと間違いなしですから。

とはいえ、いつでもメモできる状態にあるかというと、そうとは限らないでしょう。

たとえば歩いている時、お風呂に入っている時。食事中、会議中など。

書き留めたくても、書くためのツールが手元にない。取り出すことができない。そういうことは、往々にして発生します。タスクを思い出した時には、特に困りますよね。

スマホなどに断片のみメモする

そんな時は、どうすればよいでしょうか。

スマホを取り出せる状況ならば、スマホのメモアプリにとりあえず書いておくのがいいでしょう。私は(今や執筆専用ツールとなった)WorkflowyのInboxに書き留めるようにしています。

もしスマホも使えないならば、何らかの紙片に書き留めておくか、それも不可能ならば「頭の片隅に置いておく」ことになります。

特に後者の場合は、何度も脳内でリフレインしておき、書き留められる状態になったらすぐにメモする必要があります。でなければ確実に忘れてしまいますから。

いずれの方法を取るにせよ、書き留める時は断片だけを手短に書けば充分です。案外、何を書こうとしていたかはそれだけで充分思い出せるものです。

バレットジャーナルへの転記を忘れないためには?

とはいえ、せっかく断片を書き留めても、バレットジャーナルにきちんと転記しなければ埋もれるか紛失するかしてしまうのは明白です。特にタスクだと、転記漏れはすなわちタスク実行漏れということになりかねません。

今の個人的な課題がこれでして、私はスマホで書き留めたメモをバレットジャーナルに転記するのをいつも忘れてしまうのです。数日経ってWorkflowyのInboxを見て「これいつメモしたものだろう」と首を傾げてしまうこともしばしばあって。

どこかのタイミングでInboxを見返し、バレットジャーナルに転記する機会を設ける必要があるでしょう。翌日分のデイリーログを作る時に、ついでに見返すようにするのがちょうどいいかなと思います。それでも私は忘れがちなので、何かしら別途リマインドする仕組みが必要かもしれません。

いくらタスク管理を徹底しても・・・・・・

定期的に繰り返すタスクはどうする?

前回(クラウドアウトライナー編)と今回(バレットジャーナル編)で、仕事・プライベートそれぞれのタスク管理についてお話ししてきました。

しかし、まだあります。仕事にしても、プライベートにしても、定期的に繰り返すタスクがありますよね。クラウドアウトライナーを使うにしても、バレットジャーナルを使うにしても、タスクの追加は基本的に手動です。

定期的に繰り返すタスクを、その時が来るたびにいちいち手動で追加するのは面倒ですし、追加を忘れてしまうこともあるでしょう。うまく管理するにはどうしたらよいでしょうか。

タスクをうまく実行していけないのはどうして?

また、いくらタスク管理をきっちりしても、やっぱり実行できずに一日が終わってしまった、ということはよくあります。タスクリストに書いてあっても、毎日転記で先送りさせても、やっぱり実行できないことはあるのです。

原因はいろいろあるかと思いますが、そのひとつに「実際こなせるよりも多くのタスクを詰めすぎていた」というのがあります。それぞれのタスクにどれぐらい時間がかかるのかを把握しないまま、「まあなんとかなるだろう」という感覚でタスクを詰めすぎてしまうのです。

そこで、これらの対策が出来るちょっと特殊なタスク管理ツール「TaskChute Cloud」を、次回ご紹介したいと思います。

【2018/04/12追記】

この記事の続きにあたる、連載最終回の記事も投稿いたしました。よろしければ是非ご覧下さいませ。

今日のあとがき

というわけで、個人的タスク管理三種の神器シリーズ第2弾、バレットジャーナルのお話でした!

この話が一番書くの難しかったです。一通り書いてみて読み返すと「この部分、タスク管理に関係あるか?」と思えるところがちらほら出てきて。どこまで含めるかで悩みました。

まあ、正直、ちょっと盛りこみすぎたかもです。書く内容の見極めって難しいですね……ついついあれもこれもと盛り込んでしまいます(だから毎回何千字ものボリュームになるのです)。このあたりももっと精進しなくっちゃ。

さて、このシリーズも次が最終回です。引き続きお読みいただけますと幸いです。

それでは、今回はこのあたりで。

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