Luminous Tale.

過去よりも未来よりも「現在」を幸せに生きるために。今ここにある日常を輝かせるための“魔法”をお届け。旧「月光の狭間」。

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Todoistサブプロジェクトで、同時並行中の作業の進捗もばっちり管理!

   

この記事の所要時間: 615

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どうも、どういうわけか最近ブログ書いていると眠くなって仕方ない怜香@Ray_mnzkです。
恐らくはここ最近の寝不足が原因なんでしょうけど、何故かブログ書く時間に眠気がくるんだよな……うん余計ブログ書き上げるの遅くなってますます寝るの遅くなるから勘弁してほしい!(笑)
……って、そういう時は2日かけてブログ更新したらいいのかな?無理に睡眠時間削ってまで書き上げるよりもいいかもしれない。すぐにでも書きたいネタがある時はともかくさ。

というわけで、昨日は更新をお休みしてみました。要するに半分も書き終わらぬうちに寝落ちたのです。あかん。
実を言うと今日も相当眠いし軽く寝落ちたりしてるんですけど、今日は頑張ります。サボり癖つけないためにも!

さて、今回は久々にTodoistのお話をしようかな。
使い始めた頃はどう活用したらいいのかいまいち分からなかった「サブプロジェクト」。ようやく活用法を見出せてきたので、今日はそれをご紹介します!

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サブプロジェクトって?

サブプロジェクトとは、あるプロジェクトの下の階層に作られたプロジェクトのことです。一つのプロジェクトの中に入れたタスクをさらにグループ分けさせたり、大元のプロジェクトに属するタスク群だけど別途場所を設けてひとまとめにしておきたい時などに使ったりします。
これにより、タスクの整理がさらにやりやすくなります。例えば、仕事で「A書類をB部署に提出する」というタスクなら、「仕事」プロジェクトの中に「B部署関連」というサブプロジェクトを作り、その中に「A書類を提出」というタスクを入れておきます。他にもB部署関連のタスクをこのサブプロジェクトに入れておけば、いざB部署に行くときにこのサブプロジェクトを開いて確認することで用事を全部忘れずにこなせますね。
宝塚で例えるなら、「宝塚」というプロジェクトの中に、「花組」「月組」「雪組」「星組」「宙組」というサブプロジェクトを作っておく感じでしょうか。組ごとにチケット抽選申込やグッズ販売のタスクをまとめられますし、「歌劇・グラフを買う」などのように特定の組に分類されないようなタスクは直接「宝塚」プロジェクトの中に入れればいいですからね。

サブプロジェクトを細分化したタスクの置き場にする

サブプロジェクトの使い方ですが、私は前述したような使い方もするのですが、細分化させたタスクを入れておく場所としても使っています。
というのも、タスクを細分化すると、膨大な数のサブタスクが生まれます。そういった「細分化させたタスク」を(いくら階層化させているとはいえ)一つのプロジェクトの中にいくつも入れてしまうと、ごちゃごちゃになって見にくいことこの上ありません。
そこで、細分化したタスクごとにそのタスク名を冠したサブプロジェクトを作って、その中に入れてやるのです。
すると、以下のような効果が出てくるかと思います。

  • 他のタスクとごっちゃにならない
  • タスク実行時に、他の余計なタスクが目に入らないので集中しやすい
  • サブタスクにだけ期日を設定した場合、「今日」などのリストで見た時どのタスクのサブタスクなのかが分かる

特に3つ目の効果が有用かな、と個人的には思います。
というのも、サブタスクにだけ期日を設定し、それを「今日」などのリストから見た場合、「どのタスクのサブタスクなのか」という情報は表示されないからです。「これ、何のタスクのサブタスクだっけ?」となってしまいかねません。
しかし、細分化させたタスクの名前を冠したサブプロジェクトの中に一連の細分化したタスクを入れておくと、タスク名の隣に表示されるプロジェクト名を見ることで、何のタスクのサブタスクなのかすぐにわかるようになります。これなら、「書類に必要事項を書き込む」というサブタスクが今日やることに入っていたとしても、「どの書類の話だっけ?」と悩む必要はなくなりますね。
些細なことではありますが、ちょっとしたストレスを感じさせないようにする点で意外と便利なポイントじゃないかなと思う次第です。

ちなみに、細分化したタスクを何度も繰り返し行う可能性がある場合は、この時に用意したサブプロジェクトは、中身のタスク群をテンプレートとして保存し、サブプロジェクト自体は削除したりアーカイブしたりせずに残しておくことをオススメします。次に実行することになった場合、このサブプロジェクトにその作業内容のテンプレートをインポートするだけで準備が整いますから。

同じ作業内容を複数同時に行う場合の作業進行状況把握にサブプロジェクトを使う

また、サブプロジェクトは、作業の進行状況管理にも使えます。特に「同じ作業内容を、複数同時並行で行っている」場合に有効です。
例えば、「相手から申込書請求があれば、申込書を送付し、返送されてきたら内容に不備がないかチェックし受理する」という作業を行う場合。一連の作業が終わるまでに、ある程度の日数がかかりますよね。一人分の作業が終わるまで他に誰からも請求がなければいいのですが、複数の相手から請求があってこの作業を行うことになった場合、「誰の分がどこまで進んだのか」を把握するのが難しくなってきます。
そんな時は、「申込書請求(Aさん)」「申込書請求(Bさん)」といったサブプロジェクトを作り、それぞれに作業の流れにあたるタスク群を入れておきます。それぞれ作業の進捗に合わせてサブタスクに完了チェックを入れていくことで、「誰の分がどこまで進んだのか」をすぐに把握することができるようになります。
私はこのおかげで、このような類の業務に追われた時にも「誰に書類を送っていて、誰の分が返送待ちで、誰の分が作業完了しているのか」をきちんと把握して処理することができました。把握漏れがなくなったのです。この方法はかなりオススメです!

細分化したタスクの管理にサブプロジェクトが便利!

というわけで、サブプロジェクトの活用法について語ってみました。
2つ挙げましたが、共通するのは「細分化したタスク」を扱っているという点。もしタスクが1項目だけで済むなら、わざわざサブプロジェクトを用意する必要は特にありませんよね。大元のプロジェクトにそのまま入れてしまっても問題ありません。
ですが、複数のタスクで構成される作業の場合、全部同じ大元のプロジェクトに直接入れてしまうと、プロジェクト内がごちゃごちゃして、視認性が悪くなってしまいます。
そこで「細分化したタスク」をそれぞれサブプロジェクトに格納することで、すっきりと見やすく、また管理しやすくできます。タスクリストがすっきりしていると、作業もしやすくなるんじゃないかなと思います。
うまくサブプロジェクトを活用できると、タスク管理がさらに捗ると思いますよ!

今日のあとがき

実は昨日Todoistのプレミアムアカウントを契約しました。もうこれないとやっていけない。何が一番便利って、実はプロジェクトテンプレートなんですよ。細分化したタスクをまとめてすぐに呼び出せるのってめちゃくちゃ便利。ネット上じゃあまり話題になっていないのが不思議なぐらい。メモなんかよりよっぽど活用しています。
一度タスク細分化してテンプレート保存してしまえば、あとは呼び出すだけで何度でも使いまわせます。必要な時に、すぐに細分化したタスクを用意できる。これだけでもぐっと作業が捗るんですよね。
Todoistもプレミアムアカウント取得しましたし、これからもどんどん活用していこうと思います!カルマも5000超えましたし!ww

 - タスク管理

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