Luminous Tale.

過去よりも未来よりも「現在」を幸せに生きるために。今ここにある日常を輝かせるための“魔法”をお届け。旧「月光の狭間」。

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個人的タスク管理三種の神器を紹介してみる(3)タスクシュート編

   

この記事の所要時間: 1149

どうも、ここ最近のブログアクセス数の伸びにびっくりしている怜香@Ray_mnzkです。

たぶん3月からなんですよね、急に伸び出して。確か検索アルゴリズムの変更があったんでしたっけ?全然気にしていなかったのですが、どうやら恩恵受けていたみたいですね……。有難い話です。見に来て下さった皆さんにも感謝です。

ちなみにお気づきの方もいらっしゃるかと思いますが、私は記事を書くときSEOの類は一切気にしていません。ただ書きたいように書くだけ。でなきゃしんどくて書いていけなくなるので。

……という話はさておき、ここしばらく連載していた個人的タスク管理三種の神器シリーズ、最終回といきましょう!最後はTaskChute Cloudのお話です。

ここまでの記事は以下の通りですので、是非あわせてご覧下さいね。

それではどうぞ!

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3つのツールを駆使したタスク管理・完結編

私は現在、クラウドアウトライナーバレットジャーナル、そしてTaskChute Cloudという3つのツールを併用してタスク管理を行っています。

初回は仕事タスクを管理するツールとしてクラウドアウトライナー(Workflowy・Dynalist)を、前回はプライベートタスクを管理するツールとしてバレットジャーナルをご紹介しました。

そして今回は最終回、TaskChute Cloudのお話です。

タスク実行&ルーチンタスク管理はタスクシュートに一任

タスク実行&ルーチンタスク管理を後押ししてくれるツール、TaskChute Cloud

これまで私が活用しているタスク管理ツールとしてクラウドアウトライナーバレットジャーナルを取り上げてきましたが、もうひとつ、私にとって決して欠かすことの出来ないタスク管理ツールがあります。

それは、前回の最後で触れた、ルーチンタスクの管理タスクの実行を支えてくれる特殊なタスク管理ツール。

TaskChute Cloudです。

TaskChute Cloud

PC専用だったタスクシュートがクラウド化されたもの

これは元々Excel環境で作られていたTaskChute(タスクシュート)が、様々な端末環境でも使えるようにとjMatsuzaki氏によってクラウド化されたものです。

iOS専用タスクシュートアプリ「たすくま」を使いつつ「PCでもスマホでもタスクシュートが使えたらいいのにな」と思っていた私は、2年前にこれがリリースされた時すぐに年払契約で導入したんですよね。たすくまを潔く放り出して。

過去にも紹介記事を書きましたね(もっと書いているかと思ったら意外にもひとつしかなかった)。

タスクシュートだからこそできる「可処分時間」の把握

実際にどれだけのタスクを実行可能かが分かる

タスクシュートを使うと、まず一日のうちにどれだけ時間が確保できるかが可視化されます。

日々の食事や風呂、睡眠などの生活にかかった時間をタスクとして記録していくことで、それらの時間を除いた可処分時間が分かるようになります。

すると、実際に自分がやるべきタスク、やりたいタスクが一日のうちにきちんと収まるのかどうかがはっきりするのです。もし時間が足りなくなるならば、一日に行うタスクの取捨選択が必要になるでしょう。

「きっとできるはず」と思い込んで大量のタスクを詰め込んでしまい、結局出来なかったと落ち込むようなことにならずに済むわけです。

厳密に計画を立てるのにも、ざっくりとした空き時間把握にも使える

これを活かして一日の計画をきちっと立て、それに従って一日を過ごすというやり方があるのですが、私はその点は割となあなあです。

特に予定のない休日なんて、ほとんど計画なんて立てずに適当にやりたいことをやって過ごします。タスクシュートで確認するのは、ざっくりとした空き時間の目安。この時間帯にはこれぐらい時間があるからアレができそうだな、などと簡単なシミュレーションに使うのです。

きっちり時間管理するのにも、ざっくりと空き時間確認するのにも、どちらにも使えるのがタスクシュートのいいところです。

管理の面倒なルーチンタスクも確実に実行させてくれる

ルーチンタスクの管理をどうするか

さて、これまでの記事でご紹介した通り、仕事タスクはクラウドアウトライナーで、プライベートタスクはバレットジャーナルで管理している私ですが、そのどちらでも管理が難しいタスクがあります。

それは、ルーチンタスクです。

毎日実行するタスクから、月に一度、はたまた年に一度しか実行しないタスクまでいろいろありますが、いずれも定期的に実行すべきタスクであり、その時期が来たら自動的に発生するタスクと言えます。

ということは、アウトライナーを使うにせよ、バレットジャーナルを使うにせよ、実行時期が来る度に毎回手動でタスク追加しなければならないわけです。何度も同じタスクを追加するのって正直面倒ですし、月に一度とかだと追加を忘れてしまうことだってあり得ます。

こういうのは、出来る限り自動でタスク追加されるようにしておいた方が安全なわけです。

時間の枠を確保できるタスクシュートならルーチンタスクも実行させやすい

その点、タスクシュートは非常に便利です。タスクのルーチン登録が可能だからです。

それだけなら他のタスク管理アプリでも可能ですが、タスクシュートならばタスク実行時間帯や見積時間もあわせて登録しておけます。「この時間帯にこれぐらいの時間をかけて実行する」という時間の枠を設定しておけるのです。

これならルーチンタスクの実行を忘れないだけでなく、それを実行する前提で他のタスクの実行計画を立てていくことも可能になります。

ルーチンタスクは定期的に実行するものですが、いざ実行時期が来た時、他にもっと重要そうなタスクがあるとルーチンタスクの実行を後回しにしてしまいがちです。

だから、ルーチンタスクはあらかじめ実行する前提で予定を組んでおいた方がよいのです。実行時間の枠を問答無用で設けておけば、ちゃんと実行する可能性も上がりますからね。

ルーチンタスクの存在を忘れてしまっても大丈夫

タスクシュートにルーチンタスクの管理を任せて以来、私は普段すっかりルーチンタスクのことなど忘れて過ごすことができています。

自分は忘れていても、実行日が来たらタスクシュートが勝手に今日のタスク実行予定リストに放り込んでおいてくれます。そして、タスクリストを見て初めて「そういえばこれやる日だったな」と思い出すというわけです。

すっかり忘れても大丈夫という安心感が、タスクシュートにはあります。日頃から頭の片隅に置いておく必要がなくなるのはストレスがなくなって良いものです。

期日の明確ではないルーチンタスクはどうする?

ざっくりした実行時期しか分からないルーチンタスクをどう登録するか?

月一程度のルーチンタスクの中には、「毎月だいたいこの週にやるけれど、具体的な日付は月によって前後する」という微妙なものも存在します。

実は私の仕事はこれが結構多いのです。たとえば「3週目ぐらいに必要書類が届くから、届いたら作業を開始する」みたいな。

こういうのは意外とルーチン設定しづらいんですよね。何日という特定の日付で設定できるわけでもなく、何週目何曜日という設定でも対処しづらい。でも、ルーチン設定が難しいからといって設定せずに実行を忘れてしまっては困る。

前々からこれには頭を悩ませていたわけですが、今では以下のように対処しています。

「遅くともこの日までには実行したい」日を決めればOK

ずばり、「この日までには実行しておきたい日」を適当に決めておくのです。

毎月ルーチン作業をこなしていると、そのうち「この週のどこかでこの作業をやる」というのが分かってきます。それを元に「週ごとのやることリスト」を作っておくわけですね(私は横着して頭の中に叩き込んでいますが、当然ながら忘れやすいのであまりおすすめしません)。

そして、そのリストをもとに「この日までには実行しておきたい日」を決めて、タスクシュートにルーチン登録しておきます。

すると、それまでにそのタスクを実行してもしていなくても、その日になったら「タスク実行予定リストに載る」という形でリマインドされます。実行済みであれば削除すればいいですし、もし未実行ならその日に実行すればOKです。

この方法で、私は毎月のルーチン作業をやり忘れることがほぼなくなりました。だって、忘れていてもタスクシュートに問答無用でリマインドされるんですもの。「このタスクはちゃんとやったか?」と。

仕事でのルーチン業務管理にも大活躍!

月一のルーチン業務の実行漏れがなくなった

上述したタスクシュートによるルーチンタスク管理がどういう場合に役立っているかというと、仕事の時です。

私は仕事柄、月に一度だけ行う作業がいくつかあります。実行日は毎月若干のズレはあるものの、ほぼ同じ時期に同じ作業をやることになります。

今まではこういう作業はついついやり忘れてしまい、期日直前になって思い出して焦りがちだったのですが、タスクシュートにルーチン登録してからはそれがほぼなくなりました

なにせ「遅くともこの日までにはやっておく」という日付でルーチンタスク登録しておけば、こちらがいくら脳の記憶領域からそのタスクの存在を追い出していようと、その日になれば自動的にタスク実行予定リストに登場するのです。嫌でもその作業の存在を思い出すというわけですね。

おかげで、その作業の実行をすっかり忘れていたとしても、タスクシュートを見ることで締切前に「しまった忘れていた!やらなきゃ!」と気付けるようになりました。これは仕事をやっていく上で非常に重要なことです。業務の遂行を忘れていたら大ごとですからね。

前回いつ実行したかも確認できる

さらに、これはTaskChute Cloudだからこそできる裏技的な使い方ではある(と思われる)のですが、以前いつそのタスクを実行したのかが確認できるんですよね。

TaskChute Cloudで、タスク名の部分をクリックします。すると履歴が出るのですが、そこには過去のタスク実行日も併記されているのです。

私の場合、仕事で時間に余裕ができるとまだ実行日になっていない作業でも先んじて実行してしまうことがあります。そうなると、その後ルーチン登録しておいた日になってその作業がタスク実行予定リストに登場した時に、「この作業ちゃんとやったっけ?」と思ってしまう場合があるんです。

そんな時も、タスク名をクリックして履歴を確認すれば、直近にその作業をやったかどうかが一目瞭然です。万が一やり忘れていたとしてもちゃんと気づけますしね。

TaskChute Cloudだと営業日ベースでのルーチン設定はできない

ただ、これはTaskChute Cloudを使っているからなのかもしれませんが、タスクシュートで仕事上のルーチンタスクを管理する上でひとつ大きな問題がありまして。

それは、営業日ベースでのルーチン設定が出来ないことです。

単純に特定の日付で仕事タスクに毎月ルーチン設定をした場合、土日(営業日以外)であっても問答無用でタスクが実行予定リストに載ってきてしまうのですよね。

たとえば「毎月25日、ただし営業日以外であった場合は翌営業日にする」のように細かなルーチン設定が出来ればよいのですけど、今のところTaskChute Cloudでは不可能なのです。

仕方ないので、週明けなどに次の土日のタスク実行予定リストを開き、そこに登場している仕事タスクを平日に移動させるようにしています。……が、正直面倒なので、営業日ベースでのルーチン設定も出来るようになってほしいと願っているところです。

複数ツール併用で理想的なタスク管理体制を整えよう

というわけで、全3回にわたり私がタスク管理に使っている3つのツールをご紹介してきました。

クラウドアウトライナー・バレットジャーナル・TaskChute Cloudという、それぞれに良さも惜しさもあるツールを組み合わせることで、ようやく私にとって理想的なタスク管理体制を整えられたと感じています。

やはり、ひとつのツールだけでは100%理想のタスク管理は困難なんですよね。多少面倒だったり手間がかかったりしても、複数のツールを使い、それらの良いとこ取りをする方が気持ちよくタスク管理ができる。そう気づきました。

ひとつのタスク管理ツールではどうもしっくりこないと感じたら、複数のツールを併用してみることも検討してみてくださいね。その際に、この連載が少しでもお役に立ちましたら幸いです。

今日のあとがき

はい、これにて個人的タスク管理三種の神器シリーズは完結です!

クラウドアウトライナー・バレットジャーナル・TaskChute Cloud、いずれも過去にそれぞれ紹介してきたツールではあったのですが、今回「タスク管理」という共通した切り口から語ることに挑戦してみました。なかなか楽しかったですね。

気づけばそれぞれ4700字・4650字・5250字ほどとかなりのボリュームになりましたが、合計しても15000字弱ですから、「本に短しブログに長し」な分量なんですよね。中途半端というか、書くなら本に出来るぐらい書きまくらないとな、と思います。

ちなみに、3作すべてにつけた「3つのツールを駆使したタスク管理」という序文。2作目の「続」、3作目の「完結編」という言葉は、私の愛読ラノベである「Missing」(甲田学人著)9~11巻の副題から拝借致しました。お気づきの方いらっしゃったかしら?

そんなわけで、タスク管理のお話はこれぐらいにして、次からはまた違ったお話を書いていきたいと思います。

それでは、今回はこのあたりで。

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