Luminous Tale.

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たすくま一筋だった私がもう一つ「タスク管理ツール」(Todoist)を導入した理由

      2015/02/22

この記事の所要時間: 830

ようやくアークスフィアのメインであるエルフが30レベに到達した怜香@Ray_mnzkです。ちょうど2週間かかったのか、長かったような短かったような。
一応これで今のところレベル上限ですが、だからと言ってやることがなくなったわけでは全くないので、引き続きクエストこなしていく所存です。

というのはさておき。

実は昨日、「Todoist」というタスク管理ツールを導入しました。

Todoist:やるべきことリスト|タスクリスト
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

この「Todoist」、今数多のブロガーさんたちの間で好評を博しているようです。私はwineroseさんの「W&R : Jazzと読書の日々」で多く取り上げられていたことから興味を持ちました。
以下の記事にあるような、便利な活用法も色々と考案されています。

TodoistとTextwellの奏でるインタープレイに耳を澄ませてみる – W&R : Jazzと読書の日々

とはいえ、私は現状タスク管理には「たすくま」以外用いておりません。複数のアプリを行き来して確認しなければならないのが面倒だと思っていたから。
ですが、それでも「Todoist」を導入してみようと思うに至りました。もう一つの「タスク管理ツール」として使いやすいと感じたからです。
今日は「Todoist」をはじめとする「タスク管理ツール」を導入しようと思ったきっかけにまつわるお話をします。

 

目次

 ・たすくまは実行日の決まっていないタスクを管理しづらい
 ・実行日の決まっていないタスクを保管するための「タスク管理ツール」
 ・「たすくま」と「タスク管理ツール」の併用
 ・「やるべきことリスト」から「今日やるリスト」を作る
 ・「タスク管理ツール=講義一覧」、「たすくま=今日の時間割」
 ・アイデアメモにも使える「タスク管理ツール」
 ・「たすくま」と「タスク管理ツール」を併用してこそタスクを上手に管理&実行できる!
 ・今日のあとがき
 

たすくまは実行日の決まっていないタスクを管理しづらい

たすくまは、主に日々のルーチンタスクを見積時間つきで登録しておくことで、その日一日やるべきこと全てをやった場合に「どのタスクを何時頃やることになるか」「すべてのタスクが終わるのは何時頃になるか」を把握することができます。
そのため、タスクにはそれぞれ実行する日付と時間帯を設定しておく必要があります。逆に言えば、実行する日付と時間帯が決まっているタスクなら、たすくまで扱えるというわけです。

しかし、タスクの中には実行する日付や時間帯が決まっていないもの、つまり「いずれやることは決まっているけれど、具体的に取り掛かる日時はまだ決まっていない」ものもあります。
実はこういったタスク、たすくまが扱いに窮するタスクなのです。
特に実行日が決まっていないタスクはほぼ扱えないと言っても過言ではありません。たすくまでは、タスク登録時に必ず実行日を決める必要があるからです。日付設定のされていないタスクを保管する場所がないのです。
そのため、このようなタスクを(実行日が決まるまでの間)どこに保管しておくか悩んでいたのでした。

実行日の決まっていないタスクを保管するための「タスク管理ツール」

前述したとおり、私はタスク管理ツールを複数使うことに抵抗を感じていた人間です。複数のツールを使うと、それぞれのツールを渡り歩きながらタスクを確認したり転記したり……という作業が面倒になって投げ出してしまうと思っていたからです。

それもあって私はたすくま導入後はたすくまのみをタスク管理ツールとして使ってきたのですが、先ほど述べたような問題が生じているのも事実。
たすくまだけではどうしても管理しきれないタスクがあるのです。

そこで、そういったタスクの受け皿として、もう一つの「タスク管理ツール」が必要となりました。

この「タスク管理ツール」に登録するのは、いつ実行するかをまだ決めていないタスクです。
「期日は決まっているけど、いつ取り掛かるかを決めていない」タスクも含みます。期日の決まっているタスクであっても、実際に取り掛かるのは期日よりも前の日であることがほとんどですからね。

「たすくま」と「タスク管理ツール」の併用

さて、「タスク管理ツール」に登録された実行日未定のタスクは、実行日が決まり次第、「たすくま」に登録されることになります。
「タスク管理ツール」のタスクを「たすくま」に送る方法は今のところ無いようなので、ここは手動で転記です。ちょっと手間ですが。
そして、「たすくま」で当該タスクが完了したら、「タスク管理ツール」の同じタスクも完了状態にしておきます。

同じタスクを二重で管理しているようにも見えますが、実はあながちそうでもないのです。

「やるべきことリスト」から「今日やるリスト」を作る

「タスク管理ツール」に登録されている「実行日の決まっていないタスク」の数々は、いわば今後やる必要があることを並べた「やるべきことリスト」です。
一方、「たすくま」に登録されている「実行日の決まっているタスク」の数々は、その日にやると決めたことを並べた「今日やることリスト」です。

「タスク管理ツール」(=やるべきことリスト)にあるタスクを、「たすくま」(=今日やるリスト)に転記する。
これはすなわち、「『やるべきことリスト』から『今日やることリスト』を作る」ということに他なりません。

「やるべきことリスト」の中から今日取り組むタスクを事前に決めておかないと、

  • どれから手を付けたらいいのかわからなくなる
  • 急ぎではないタスクから手を付けてしまい、肝心の急ぎのタスクが間に合わなくなる
  • リストアップされたタスクの量が多すぎて、やる気をなくしてしまう

などといった事態が生じてしまいかねません。
それを避けるために、あらかじめ「今日やることリスト」を作っておくのです。本当に今日やるべきことだけが書いてあるので、それらに取り組むことに集中できます。抜粋されるから数も少なくなり、とっつきやすくなります。

ちなみに、「今日やることリストを作る」という話は、こちらの記事にて大変分かりやすく紹介されています。

妻子持ちサラリーマンはなぜタスクリストをふたつに分けたか | シゴタノ!

「タスク管理ツール=講義一覧」、「たすくま=今日の時間割」

以上のことを学生風に例えるなら、

  • タスク管理ツール=履修している講義の「一覧」
  • たすくま=今日受講する講義を記載した「時間割」

といったところでしょうか。
「タスク管理ツール」に登録されているタスクは、この先「いつか」実行することになっているものです。今日やることもあれば、明日以降にやることもある。
その中から、今日やることのみを選び出し、実行順を決めたものが「たすくま」のタスクリストです。ほら、時間割みたいでしょ?
学校の時間割と異なるのは、この「時間割」は第三者が決めたものではなくて、自分で決めるものであるということです。自分の今日の時間割を自分で決める。そしてその通りに実行すれば、自然と「今日やるべきこと」は完了するのです。

アイデアメモにも使える「タスク管理ツール」

さて、「タスク管理ツール」の話に戻りましょう。

Todoistでは、タスクを入れておくリストを複数用意することが可能です。そしてそのそれぞれに「プロジェクト」として題名をつけておくことができます。

このタスクリスト、入れておくべきものは何もタスクだけに限りません。
「リスト」なのですから、極端に言ってしまえば中身は「箇条書き」です。
ですから、タスクだけでなく、およそ箇条書きに出来るものなら何でも入れていいのです。典型的な例は「買い物リスト」ですね。買い物リストに入っているのはタスクではなく、買うべき「モノ」です。
ですから、たとえばタスクリストに「ぱっと思いついたアイデア」を放り込んでいくことだって可能です。
とりあえず思いついたことをInboxに登録しておく。後で手が空いたら、それが買うべきものなら「買い物リスト」に、ブログのネタになるものなら「ブログネタリスト」に移せばいいのです。せっかく思いついたことを忘れてしまうよりいいですよね。
さらに、登録したアイデアをそのままタスクとして使えますから、「これ後で実行しよう」となった時も、期日を決めて所定のリストに放り込んでおくだけでOKです。

ちなみに「アイデアメモ」として使うならEvernoteでもいいのですが、1ノートに一言書くだけでやっているとすぐノート量が膨大になってしまうこと、チェックリストとして一つのノートに並べていくと後で個々に分類がしづらいことから、私はこの用途にEvernoteは用いていません。

「たすくま」と「タスク管理ツール」を併用してこそタスクを上手に管理&実行できる!

ここまで考えてみて、私はようやく「どちらか片方だけではうまくタスク管理しきれない」ことに気づきました。
両者は役割が違うのです。「たすくま」は「タスクの実行」を、「タスク管理ツール」は「タスクの管理」を受け持つ。
それぞれ長所が異なり、また短所は補い合える関係だったのです。だからこそ、併用することに意味がある。片方だけではうまく処理できないことが、抜け落ちなく処理できる。

「二つ同時に使ったら面倒そうじゃん」と思うなかれ。「たすくま」と「タスク管理ツール」の併用、オススメです!

今日のあとがき

そんなわけで、思いのほかたくさん書いてしまいました。しかも「Todoist」の紹介じゃなくなったし。
今回話題にした「タスク管理ツール」は、自分に合うものなら何でもいいと思います。OmnifocusでもThingsでも何でも。私には「Todoist」が使いやすそうだな、と思ったからそれを選んだ感じです。

それにしても、なんだか久々にまたたすくまの話もしたくなってきちゃった。またそのうちたすくまの記事も書くかもです。

 - タスク管理

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