Luminous Tale.

過去よりも未来よりも「現在」を幸せに生きるために。今ここにある日常を輝かせるための“魔法”をお届け。旧「月光の狭間」。

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今のうちに作っておこう「業務引継書」

      2015/02/22

この記事の所要時間: 643


photo credit: robleto via photopin cc

1月も今日で終わりですね。個人的にはあれよあれよという間に終わったような気もしている怜香@Ray_mnzkです。
例によってアークスフィアのiPhone版配信は来ないし、早くても週明け、遅かったら2月中旬から下旬とのことで、いつになったら出来るんやらと嘆いております……Androidユーザーのフレとギルド立てる約束してるのに!orz
まあ来ないものは仕方ないので(でもイベント系既に始まってるのは気に食わないぞ!ww)、既に始めてるフレから情報得つつ気長に待とうと思います。スキル何取得するか決めておかないとね。

さてさて、今日はちょっと仕事にまつわるお話をば。

 

目次

 ・業務マニュアル、作ったことありますか?
 ・引継書作りって意外と時間がかかる
 ・引継書を、普段から作るようにしておく
 ・引継書=業務マニュアル
 ・業務マニュアルを作るメリット
 ・いざという時に役に立つ!自分用に作っておいても損はない
 ・今日のあとがき
 

業務引継書、作ったことありますか?

業務引継書。大概の社会人は、何らかの理由で自分がやっている業務を誰かに引き継ぐ時に作るのではないかなと思います。たまに口頭で教えられることもあるでしょうが……(ちなみに私はそのパターンでした、書き留めるのがしんどかった記憶)。
そしてそのような場合、引継ぎすることが決まってから作り始めることが多いかと思います。
ところが、いざ引継書を作るとなると、うまく業務内容を手順化できなかったりしませんか?
普段は自分の業務内容は頭に入っているため、手順書を必要とする場合は少ないでしょう。しかし、そのような業務をすぐさま人に説明できるかと言われると、難しいと思うことが多いのではないでしょうか。

引継書作りって意外と時間がかかる

引継ぎが決まった場合、実際に引き継ぐまである程度の期間は設けられますが、一から引継書を作るとなると案外時間に追われるような事態になりかねません。
というのも、よほど携わる業務が少ない人でもない限り、細かいタスクまで含めると自分が思っている以上に業務内容は豊富であることが多いからです。
普段から業務に携わっている自分にとっては簡単な業務であっても、初心者からしたら複雑で難しいものだったりするものです。だから引継書は出来るだけ噛み砕いてわかりやすく書く必要がありますが、実際そうしてみようとすると意外と難しいことがあります。
じっくり考えれば最終的には出来るものの、予想外に時間がかかってしまうこともあるのではないかと思います。

引継書を、普段から作るようにしておく

そこで、この引継書を、(引き継ぎの有無に関わらず)普段から少しずつ作っておくようにします。
「引き継ぎする相手がいなくても作るのか?」と思われるかと思いますが、前述したとおり引継書とは作成に時間がかかるもの。引継ぎが決まってから作り出すと、通常の業務に加えて引継書作成の時間を確保しなければなりません。それなりの負担を伴うことになるでしょう。
しかし、普段から少しずつ作っておくようにすれば、いざ引継ぎが決まった場合に、概ねの引継書が既に手元にあることになります。引継ぎ直前期の負担が減ることになりますね。

でも、それだけじゃ大した理由には思えないって?
確かにそれだけじゃ理由として物足りないですよね。

大丈夫、他にも良い理由があります。

引継書=業務マニュアル

皆さんもご存じのとおり、引継書には自分の業務の手順や詳細が記されます。初めて携わる人でもわかりやすいように、事細かに記されることも多いです。
ということは、すなわち「業務マニュアル」でもあるのです。
自分の業務を受け継ぐ誰かのためだけでなく、今その業務に携わっている自分のために書くマニュアルいつでも自分の業務を、やるべきことを確認できる手順書でもあるわけです。

業務マニュアルを作るメリット

普段から引継書(=業務マニュアル)を作っておくと、以下のようなメリットがあると考えられます。

(1)業務に追われて焦っている時でも、手順をはっきり確認できる
仕事が立て込んで非常に忙しい時は、普段なら難なくこなせる業務でも、スムーズにできなくなったりミスしてしまうことがあります。焦りなどで冷静な判断力などが失われるからでしょう。
万一忙しさのせいで軽くパニック状態になってしまったとしても、手元に手順書があれば、「次はこれをすればいいんだな」という安心感を得られます
案外それだけで、落ち着きを取り戻して作業にあたることができたりするものです。

(2)同僚に業務内容をシェア出来る
これは特に、職場内で自分しか出来ない(やり方を知らない)業務がある場合に有効となります。
自分にしかできない業務がある場合、万一自分が病気などで長期休みを取らなければならなくなってしまうと、その業務に関しては滞ってしまうことになります。
そんな時、業務マニュアルがあると、それを見るように伝えておけば(自分がやる時のように完全にとはいかずとも)ある程度の作業はしてもらえるはずです。復帰した際に一から進めなければならないわけではなくなるので、負担が減ります。
さらに、業務マニュアルを用意しておけば、日々の業務の空き時間などに、同僚にあらかじめそういった業務のやり方を教えておくことも出来るでしょう。説明がしやすくなりますから、短時間でも教えられる量が増えます。
これも、もしもの際に作業代行してもらう助けになりますね。

(3)空き時間の有効活用・気分転換になる
これは業務マニュアルを作っている段階でのお話。
仕事中、携わっていた作業の全てが相手からの連絡待ちとなり、どうにも手持無沙汰になってしまう場合があるかと思います。そんな時、この業務マニュアル作成を行っておけば空き時間を有効活用できますし、日頃の業務手順の再確認もできます。
また、ずっと数字とにらめっこしていた場合など、今やっている作業に疲れてしまった場合の気分転換にもいいですね。これも文章書く作業ですからあまり長時間やると疲れてしまいますが、10分程度、1項目ずつでも書いていくのは、ちょっとした気分転換になるかなと思います。

いざという時に役に立つ!自分用に作っておいても損はない

というわけで、普段から引継書、すなわち業務マニュアルを作るようにしておくと良いことあるよ、というお話でした。
これは時間のかかる作業なので、普段からやるにしても長時間かけて作業するのでは負担になるだけです。ポイントは、毎日数十分ほど時間を設けて作ること。引継ぎが決まっている場合でもない限り、急ぎで作らねばならないものではありませんから、少しずつ作っていけばよいのです。塵も積もれば山となる、たとえ一行ずつ書いていったとしても、時が経てば必ず完成しますから。

春になれば新入社員がやってきます。もしかしたら業務を引き継ぐことになるかもしれません。
「異動になりそうだなぁ」という人も、「まだまだ自分がやり続けるよ!」という人も、今から業務マニュアル作ってみませんか?
きっとさらに仕事がスムーズにこなせるようになると思いますよ!

今日のあとがき

久々に仕事のお話でした。これ、元はといえば私の職場(人数少ない)に事務員が私しかいなくて、もし私が病気でしばらく休むことになったら事務作業どうするよ……ということで上司から「マニュアル作っておいてほしい」と依頼されたのが始まりでした。
最初は面倒だなぁと思ったのですが、確かにそうなった場合に自分の復帰後の負担を減らすことにもなりますし、普段の自分の仕事にも役立つんじゃないかなと思えてきたので記事にしてみた次第です。
しかし、実際やっていると本当書くべきことが多くて、すぐに眠くなってしまって大変ですww完成はまだまだ遠いですね……でも頑張ります!

 - ライフハック

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